기업용 문서 AI 제안요청서 작성 가이드
기업용 문서 AI 제안요청서에 넣을 업무 범위, 저장소 연동, 문서 권한, 평가 방법, 구축 조건, 유지보수 항목을 작성 예시와 함께 살펴봅니다.
기업용 문서 AI의 제안요청서에는 원하는 기능과 함께 연결할 데이터, 사용할 사람, 결과를 확인할 방법, 운영 책임이 들어가야 합니다. “사내 지식 검색”, “보안”, “보고서 작성” 같은 항목만 나열하면 공급사마다 다른 범위를 전제로 제안할 수 있습니다.
첫 업무를 구체적으로 정의하고, 필수 요구사항과 제안 가능한 항목을 구분하세요. 공급사가 어떤 방식으로 충족하고 무엇을 추가 협의해야 하는지 답할 수 있는 문장이 좋은 출발점입니다.
첫 장에는 업무와 완료 조건을 적으세요
예시로 구매팀이 사양서와 기존 발주 문서에서 품목 조건을 찾는 업무를 선택할 수 있습니다. 대상 부서, 질문 종류, 사용 문서, 결과물, 사람의 확인 단계를 함께 적습니다.
다음처럼 작성하면 범위가 명확해집니다.
구매 담당자는 승인된 프로젝트 문서에서 품목 사양과 발주 조건을 검색한다. 답변에는 참조 문서와 원문 위치가 포함되어야 한다. 최종 발주 판단은 담당자가 원문을 확인한 후 진행한다.
이는 요구사항 작성 예시입니다. 자동 발주 실행까지 필요하다면 검색과 별도 기능으로 정의하고 승인 조건을 따로 적어야 합니다.
요구사항에는 공급사가 답할 칸을 만드세요
| 구분 | 요구사항 작성 예시 | 공급사 답변에 필요한 내용 |
|---|---|---|
| 연결 데이터 | 지정 NAS 폴더와 승인된 문서를 연결 | 접근 방식, 지원 형식, 추가 연동 |
| 질문·답변 | 답변과 원문 위치를 함께 제공 | 화면 예시와 평가 방법 |
| 권한 | 사용자별 허용 문서 범위를 적용 | 계정 연결 방식과 시험 시나리오 |
| 갱신 | 수정·삭제·권한 변경을 반영 | 감지 방식, 확인 절차, 실패 대응 |
| 배포 | 허용 네트워크에서 모델과 앱 운영 | 데이터 흐름, 외부 연결, 필요 자원 |
| 운영 | 장애·업데이트·복구 담당자를 정의 | 지원 범위와 고객 준비 사항 |
“가능/불가”만 받으면 어떤 조건에서 가능한지 알기 어렵습니다. 기본 제공, 설정 필요, 개발 필요, 제공하지 않음을 구분하고 비용·일정·전제 조건을 함께 받으세요.
문서와 연동 조건은 별도 부록으로 정리하세요
보안 정책에 맞는 범위에서 문서 형식, 예상 수집량, 변경 빈도, 표·스캔 비중과 대표 질문을 제공하세요. 대표 문서가 있으면 공급사가 처리 방식과 평가 조건을 구체화할 수 있습니다.
저장소마다 경로, 접근 방식, 문서 담당자, 수집 계정, 사용자 권한을 적습니다. ERP·그룹웨어 같은 시스템은 데이터 조회, 문서 검색, 시스템 수정과 실행을 구분해야 합니다. 조회 결과를 답변에 활용하는 기능과 발주·결재를 실행하는 기능은 같은 요구사항이 아닙니다.
Wissly의 ERP·그룹웨어 연동은 데이터 구조와 권한 환경에 맞춰 범위를 협의합니다. NAS 연결 준비와 Enterprise 배포 방식을 참고해 필요한 조건을 먼저 정리할 수 있습니다.
보안 요구는 확인할 방법까지 적으세요
데이터 처리 위치, 모델 호출, 학습 사용 여부, 보관·삭제, 계정 연동과 로그 요구를 구분합니다. “보안 준수” 같은 포괄적인 문장보다 구성도, 설정, 계약 조항, 계정별 시험 결과 중 무엇으로 확인할지 지정하세요.
필요한 인증은 적용 대상과 범위를 적고, 원하는 규제 조건이 있다면 내부 보안·법무 담당자가 요구사항을 정의하도록 합니다. 특정 인증 하나를 제품의 모든 보안 기능이나 조직의 모든 의무를 대신하는 것으로 받아들이지 않게 문장을 구체화하세요.
검수 기준은 제안서 평가와 연결하세요
선정 과정에서는 같은 문서와 질문을 사용하는 편이 비교하기 쉽습니다. RAG PoC 평가 방법에 따라 질문별 필수 정보, 원문 확인, 권한 시험, 갱신 시험을 정의하세요.
도입 후 검수에도 같은 질문을 다시 사용합니다. 합격 기준과 시험 환경, 재시험 조건, 남은 문제의 처리 담당자를 계약 전에 정하면 설치 완료와 업무 적용 완료를 구분할 수 있습니다.
유지보수와 인수인계를 구매 범위에 넣으세요
업데이트 주체, 지원 시간과 연락 경로, 고객 인프라 점검 범위, 문서 연결 변경, 모델 변경, 백업·복구와 서비스 종료 시 데이터를 다루는 방법을 확인하세요. 인수인계에는 운영 매뉴얼, 구성 정보, 계정 관리, 장애 확인 방법이 필요합니다.
AI 어플라이언스와 기존 서버 구축을 함께 비교한다면 장비와 소프트웨어의 책임을 나눠 요청합니다. 구축 방식 비교를 바탕으로 고객 준비 항목과 공급사 납품 항목을 같은 표에서 확인할 수 있습니다.
제안요청서는 기능을 많이 적는 문서보다, 도입 후 서로 다른 해석을 줄이는 문서가 될 때 실무에 도움이 됩니다.