NAS·공유 폴더를 AI 검색에 연결하기 전 준비할 것
NAS와 공유 폴더의 문서를 AI 검색에 연결하기 전에 정리할 폴더 범위, 대표 파일, 접근 계정, 권한, 중복 문서, 갱신 조건을 확인하세요.
NAS와 공유 폴더를 AI 검색에 연결하려면 먼저 연결할 범위, 수집 계정, 대표 파일, 사용자 권한을 정해야 합니다. 폴더 전체를 한 번에 연결하기보다 한 팀의 업무에 필요한 자료부터 시작하면 파일 처리 문제와 검색 문제를 구분하기 쉽습니다.
예시로 품질팀이 검사 기준과 과거 불량 보고서를 찾는 업무를 선택했다고 가정해 보겠습니다. “회사 NAS 전체”보다 “승인된 검사 기준 폴더와 완료된 불량 보고서 폴더”가 더 분명한 시작점입니다.
폴더 목록에 업무와 담당자를 함께 적으세요
폴더 이름만으로는 문서의 의미를 알기 어렵습니다. 어느 업무에서 사용하는지, 최신본을 관리하는 사람이 누구인지, 누구에게 공개되는 자료인지도 기록하세요.
| 항목 | 기록 예시 | 정리하는 이유 |
|---|---|---|
| 경로 | 품질/검사기준/승인본 | 연결 범위를 특정 |
| 문서 소유자 | 품질관리 담당자 | 최신본과 오류 확인 |
| 주요 형식 | PDF, 스캔 PDF, 표 포함 문서 | 처리 시험용 파일 선정 |
| 권한 범위 | 품질팀과 승인된 생산 담당자 | 사용자별 검색 조건 확인 |
| 변경 방식 | 기존 파일 교체와 신규 버전 추가 | 갱신 시험 준비 |
| 제외 항목 | 개인 폴더, 임시본, 백업본 | 불필요한 수집 방지 |
위 내용은 목록 작성 예시입니다. 실제 경로와 권한은 조직의 정책에 맞게 정하세요.
대표 파일은 쉬운 문서와 어려운 문서를 섞으세요
텍스트가 잘 추출되는 PDF만으로 확인하면 운영에서 만나는 문제를 놓칠 수 있습니다. 자주 쓰는 형식과 처리하기 어려운 형식을 함께 고릅니다.
- 텍스트를 선택할 수 있는 문서
- 스캔된 페이지와 이미지가 많은 문서
- 여러 열, 표, 단위, 주석이 있는 문서
- 비슷한 이름의 이전본과 최신본
- 암호, 읽기 제한, 특수한 인코딩이 있는 파일
- 파일명과 본문에서 사용하는 용어가 다른 문서
각 파일에 실제 업무 질문을 붙이세요. “파일이 연결됐다”는 상태와 “필요한 정보를 찾을 수 있다”는 결과는 별도로 확인해야 합니다. 스캔 문서의 처리 과정을 이해하려면 OCR과 PDF 색인도 참고할 수 있습니다.
수집 계정과 사용자 계정을 구분하세요
연결 작업에 쓰는 계정이 많은 폴더를 읽을 수 있다고 해서 모든 사용자가 그 내용을 봐도 되는 것은 아닙니다. 수집 계정의 접근 범위와 사용자별 검색 범위를 따로 정리합니다.
검색 결과에 문서 접근 조건을 적용하는 방식은 권한 검토에서 참고할 수 있습니다. 원본 저장소의 권한과 AI 검색의 접근 조건이 어떤 방식으로 연결되는지는 실제 시스템 구성에서 확인해야 합니다.
일반 사용자, 제한 폴더 사용자, 관리 담당자를 구분해 같은 질문을 실행해 보세요. 답변만 보지 말고 문서 제목, 인용 구절, 검색 요약, 원문 열기까지 살펴봅니다.
중복 파일은 무조건 지우기보다 역할을 구분하세요
같은 문서가 여러 폴더에 있다고 해서 모두 불필요한 복사본은 아닙니다. 제출용 사본, 승인본, 프로젝트별 수정본일 수 있습니다. 삭제하기 전에 문서 담당자와 각 사본의 역할을 확인하세요.
검색에서 구분해야 할 정보로 프로젝트, 적용 기간, 승인 상태, 문서 버전 등을 정합니다. 파일명이 불명확하면 별도 목록으로 최신본과 적용 범위를 관리할 수 있습니다. AI가 답변할 때 어떤 사본을 선택해야 하는지 설명할 수 있어야 합니다.
연결이 끊기거나 파일을 읽지 못할 때를 준비하세요
계정 비밀번호 변경, 폴더 이동, 네트워크 단절, 권한 변경은 운영 중 발생할 수 있습니다. 수집 실패를 누가 확인하고, 어떤 조건에서 다시 실행하며, 기존 검색 결과를 어떻게 다룰지 정하세요.
첫 연결에서는 전체 성공 건수뿐 아니라 읽지 못한 파일 목록과 이유를 확인합니다. 지원하지 않는 파일, 손상된 파일, 접근할 수 없는 파일을 나눠야 문서 담당자와 IT팀이 각자 해결할 수 있습니다.
처음 연결한 뒤 수정·삭제까지 확인하세요
대표 파일을 연결하고 질문한 다음, 문서 한 개를 수정하거나 삭제해 같은 질문을 다시 실행합니다. 문서 갱신과 삭제 점검에 따라 변경별로 확인하면 초기 연결 이후의 동작도 볼 수 있습니다.
Wissly는 폴더·문서·NAS·드라이브 연결을 지원합니다. 저장소 접근과 권한, 연결 범위는 환경에 맞춰 정하고 ERP·그룹웨어 같은 시스템은 별도 연동 범위를 협의합니다. Enterprise 도입을 준비할 때 폴더 목록, 대표 파일, 계정 조건을 함께 전달하면 검토할 내용이 명확해집니다.