인수인계 시 퇴사자 문서 잘 찾는 방법 – 위슬리(Wissly) 활용 방법

인수인계를 받다 보면 가장 먼저 막히는 지점이 있습니다.

바로 퇴사자가 남긴 문서를 찾는 일입니다.

“분명 문서로 남겼다고 했는데…”

“공유 드라이브에도 없고, 메신저에도 안 보이고…”

문서가 없는 게 아니라, 어디에 있고 어떻게 연결돼 있는지 알 수 없는 상태인 경우가 대부분입니다.

이 글에서는 인수인계 과정에서 퇴사자 문서를 잘 찾기 어려운 이유와, 이를 개선하기 위해 Wissly(위슬리)를 활용한 방법을 정리해봅니다.

Ⅰ. 인수인계 시 퇴사자 문서를 찾기 힘든 이유

1. 문서가 여러 곳에 흩어져 있다

• 공용 드라이브

• 팀 공유 폴더

• 개인 폴더 등

퇴사자는 익숙해서 문제없지만,

인수인계자는 어디부터 찾아야 할지 알기 어렵습니다.

2. 작성자 기준으로만 정리돼 있다

문서 제목이나 구조가

“이 사람이 왜 이걸 만들었는지” 기준으로 되어 있어

업무 흐름을 처음 보는 사람에게는 맥락이 끊겨 보입니다.

3. 검색이 되지 않는 구조

파일명, 키워드, 분류 기준이 통일돼 있지 않으면

문서는 있어도 검색 결과에 걸리지 않습니다.

Ⅱ. 인수인계 문서에서 가장 중요한 건 ‘잘 쓰기’가 아니다

인수인계 문서를 이야기하면 보통

“얼마나 자세히 써야 할까”를 먼저 고민합니다.

하지만 실제 인수인계 상황에서는

👉 얼마나 빨리 찾을 수 있느냐가 훨씬 중요했습니다.

그래서 접근 방식을 바꿨습니다.

문서를 새로 쓰기보다

Ⅲ. 위슬리(Wissly)를 활용한 퇴사자 문서 찾기 방법

1. 파일 제목이 아니라 파일 본문 내용으로 검색

Wissly는 파일 제목으로 문서를 탐색하는 것이 아니라 자연어 기반으로 검색할 수 있습니다. 그래서 문서의 본문 내용으로도 쉽게 검색이 가능했고 문맥과 맥락을 이해하며 AI가 문서에 대해 답변할 수 있었습니다.

예시) 우리팀 홍길동 대리가 만든 19년도 예산안이랑 20년도 기획안 찾아서 요약해줘

2. 흩어진 문서를 한 흐름으로 연결 (문서의 메타 데이터 학습)

위슬리는 이미 존재하는 문서를 기준으로

관련 정보와 맥락을 연결해서 관리할 수 있습니다.

• 퇴사자가 남긴 기획 문서

• 문서 생성자의 메타 데이터 (문서 생성자 이름 등)

• 문서 생성 및 수정 기간

이런 자료들을 하나의 업무 흐름 안에서 묶을 수 있어

“이 문서가 왜 필요한지”가 함께 보이기 시작했습니다.

3. 출처 문서 뷰어 및 폴더 경로 탐색

자연어 기반으로 문서 내용을 질문하면 해당 문서를 바로 열람해주고 해당 문서가 저장된 폴더 경로를 실시간으로 보여줍니다. 그래서 문서를 직접 찾을 수 있는 경로도 알게되어 문서 탐색이 효율적입니다.

Ⅳ. 인수인계 과정에서 달라진 점

• 문서 찾는 데 쓰는 시간이 크게 줄었고

• 같은 질문을 반복해서 물을 일이 줄었습니다.

• 퇴사자에게 다시 연락하지 않아도 되는 구조가 만들어졌습니다.

무엇보다,

인수인계 초반의 불안감이 많이 줄어들었습니다.

Ⅴ. 인수인계 문서는 ‘남기는 것’보다 ‘이어지는 것’

인수인계 문서는

잘 정리돼 있는 것보다

다음 사람이 이해하고 이어서 쓸 수 있는 구조가 더 중요합니다.

위슬리(Wissly)는

문서를 새로 쓰게 만들기보다

이미 있는 기록을 연결하고 찾게 만드는 데 초점이 맞춰진 도구라

인수인계 상황에서 특히 효과적이었습니다.

마무리

인수인계를 앞두고 있거나

퇴사자 문서를 찾느라 고생해본 경험이 있다면,

문서를 더 많이 남기기 전에

“이 문서를 누가, 어떻게 찾을 수 있을까?”를

한 번쯤 점검해보는 것을 추천합니다.

이 글이 인수인계 준비에 작은 참고가 되길 바랍니다.